Fra den 17. december 2021 er det lovpligtigt med en whistleblowerordning, hvis I er mere end 250 ansatte. Er I mellem 50 og 249, træder den nye lov først i kraft om to år.
Ud over det juridiske og uanset hvor mange I er i virksomheden, er en whistleblowerordning med til at skabe tryghed og bekæmpe ulovligheder.
extri:co har udviklet en ganske enkel, meget overskuelig og helt sikker whistleblower-løsning, så I hurtigt og nemt kan indføre og administrere ordningen. Og den er samtidig fløjtende billig.
Beskrivelse af extri:co’s whistleblower-løsning trin for trin:
Formular til indberetninger
Der anvendes en formular til indberetninger. Formularen er tilgængelig for alle, både interne og eksterne. Formularen kan placeres på eksempelvis virksomhedens intranet, en hjemmeside e.l.
Udfyldes med:
- Hvilken form for indberetning der er tale om (påkrævet)
- En beskrivelse af hændelsen (påkrævet)
- Hvornår hændelsen fandt sted (valgfrit)
- Hvor hændelsen fandt sted (påkrævet)
Man har mulighed for at være anonym eller oplyse navn, e-mail og telefonnummer. Det er kun de betroede medlemmer af whistleblower-enheden, som har adgang til kontaktoplysningerne.
Whistleblower-enhed
Enhver indberetning – via ovennævnte formular – administreres af en whistleblower-enhed. Det kan være virksomheden selv eller en ekstern tredjepart.
Til whistleblower-enhedens brug har extri:co udviklet en power app, der korresponderer med indberetningsformularen.
Forside: Liste over alle aktive indberetninger. Alle i whistleblower-enheden kan se disse indberetninger.
Her kan man se:
- Status: (afventer behandling – under behandling – færdig)
- Ansvarlig: hvem der har ansvaret for indberetningen
- Type: Viser hvilken type indberetningen ligger under
- Indberettet: viser dato for hvornår indberetningen er blevet oprettet
Indberetningsside: Her er det muligt at vælge at tage ansvaret for en indberetning, hvis andre ikke allerede har gjort det.
Her kan man se, hvem der er ansvarlig for indberetningen samt alle oplysninger om indberetningen. Hvis whistlebloweren har valgt at være anonym, vil der stå ’Indberetning er anonym.’ Hvis whistlebloweren har valgt at oplyse sine kontaktinformationer, vil det fremgå af siden.
Hver indberetning har en log, som alle i whistleblower-enheden kan kigge i. Her kan man følge forløbet på indberetningen.
SharePoint site til whistleblowerordningen
Der laves et tilhørende SharePoint site til whistleblower-enheden. Dette site er kun tilgængeligt for de personer, som er med i whistleblower-enheden og kan derfor ikke tilgås af andre. Det er på dette site, at SharePoint listerne til power appen befinder sig.
